テレワーク時代の勤怠管理はどう変わる？課題・解決方法から最適なツールの選び方まで徹底解説

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コロナ禍の感染対策をはじめ、人材確保や働き方改革の一環として、テレワークを導入する企業が増えています。一方で、勤怠管理に課題を抱えている企業も少なくありません。

本記事では、テレワークにおける勤怠管理の難しさ、問題を解決する方法、勤怠管理ツールの選び方などについて解説します。

1. テレワークにおける勤怠管理の難しさとは?企業が直面する課題

テレワークの勤怠管理について、勤務実態の把握が難しいことや、自己申告ベースになりやすい点などから、難しさを感じる企業も少なくありません。

また、テレワーク特有の課題として、上司と部下や、従業員同士のコミュニケーション不足も挙げられます。ここでは、テレワークにおける勤怠管理の難しさについて、企業が直面しやすい課題をそれぞれ解説します。

従業員の勤務実態が見えないことによる管理の難しさ

テレワークでは、オンライン会議のような業務を除き、勤務中の様子を上司や同僚が直接確認できません。そのため、どのように業務へ取り組んでいるか、勤務態度を把握するのが難しいことが課題に挙げられます。

また、テレワークは勤務時間中の外出がしやすい環境でもあるため、私用外出の頻度が増えたり、時間が長くなったりするケースも考えられます。このように「見えない働き方」であることが、勤怠管理を難しくしている大きな要因の1つです。

自己申告ベースの勤怠管理で発生するサービス残業と不正打刻のリスク

オフィスワークでは、タイムカードや入退出管理システムを活用して、出勤および退勤時間を記録することが可能です。

一方、テレワークでは、オフィスワークと同じ方法を適用しにくく、自己申告ベースの勤怠管理になりがちです。自己申告ベースで行うと、退勤の打刻をした後に業務を続けてしまうサービス残業や、不正打刻による遅刻・早退の隠蔽など、問題が発生するおそれがあります。

コミュニケーション不足による業務品質低下と従業員のモチベーション管理

テレワークでは、勤怠管理に加え、コミュニケーション不足も課題です。オフィスワークのように、同じ場所で仕事をしていれば、業務に関する会話や雑談が、自然に生まれます。

しかし、テレワークの場合、それぞれが異なる場所で業務に取り組み、顔を合わせる機会が限られるため、従業員同士のコミュニケーション不足を招きやすくなるのです。

さらに、オンライン会議では、対面でのコミュニケーションと比べ、表情、身振り・手振り、雰囲気が伝わりづらい傾向があるため、円滑な意思疎通が難しいことがあります。このような状況では、従業員同士の連携が弱まり、業務品質が低下する可能性があります。

また、上司と部下が直接コミュニケーションを図る機会が減ることで、モチベーション維持が難しくなる点も、テレワークの課題といえるでしょう。

2. 企業がテレワークの勤怠管理で重要視すべきのポイント

ここでは、企業がテレワークの勤怠管理において、重要視すべきポイントについて解説します。テレワークでは、オフィスワークと異なる課題が生じやすいため、法令順守と従業員への配慮の両方が求められます。

労働時間の適正な把握は法律で義務化されている

企業には、従業員の労働時間を適正に把握することが法律で義務づけられています。
具体的には、各従業員について、労働日ごとの始業時刻および終業時刻を確認し、適正に記録しなければなりません。
この義務は、正社員だけでなく、パート、アルバイト、契約社員などの一般従業員をはじめ、管理監督者、みなし労働時間制適用者を含む、原則すべての従業員が対象です。
テレワークの場合にも、企業には適切な管理体制の整備が求められます。

長時間労働の是正と従業員の健康管理への配慮

労働時間の把握が義務付けられている目的は、従業員の健康確保と、適切な賃金を支払うことです。厚生労働省のガイドラインでは、労働時間を適切に把握しているか、長時間労働が過重に行われていないかを確認し、問題がある場合には必要な措置について検討すべきとされています。

とくに、テレワークでは、業務とプライベートの区別が曖昧になりやすく、長時間労働につながるケースがあります。そのため、勤怠管理を通して労働時間を把握して、従業員の健康に配慮することが重要です。

気軽にコミュニケーションが取れる環境整備の必要性

テレワークでは、上司とのコミュニケーション不足が、従業員のモチベーション低下につながることがあります。それに加えて、従業員同士のコミュニケーションが減少することも、モチベーションに影響を与える要因の1つです。

オフィスワークの場合、業務中の会話や相談を通じて自分が組織に貢献できていると感じられる機会があります。しかし、テレワークでは、他者との関わりが少ないため、実感を得にくい傾向があります。

このため、テレワークでは気軽に意思疎通を図れる環境を整えることが大切です。テレワークの勤怠管理に、上司や従業員同士でコミュニケーションを図りやすいツールを導入すると、勤怠管理と合わせてコミュニケーションの促進を期待できるでしょう。

3. テレワークでの勤怠管理の問題を解決する5つの方法

ここでは、テレワークでの勤怠管理における問題を解決する5つの方法を紹介します。

勤怠管理ツールによる打刻で労働時間を正確に記録

勤怠管理システムには、パソコンやスマートフォンで打刻できるものがあります。こうしたシステムを導入することで、テレワークの労働時間を正確に記録するのに役立ちます。

勤怠管理システムでは、以下のようなことが可能です。

・始業時刻および終業時刻の打刻
・休憩時刻の打刻
・時間外労働や休暇の申請および承認
・勤務時間の集計および給与計算システムや会計システムとの連携

また、打刻忘れを防ぐためのアラート通知や、エラーを通知する機能を備えたシステムもあります。このように、勤怠管理システムを導入すると、始業・終業時刻の把握だけでなく、さまざまな勤怠データを効率的に管理することが可能です。

チャットや電話での報連相で勤務状況を随時共有

チャットツールや電話の活用は、テレワークでも手軽に取り入れられるため、多くの企業で用いられています。
始業時と終業時に、上司へチャットや電話で連絡することで、勤務状況を共有する方法です。

ビジネスチャットツールを活用すると、始業・終業時の報告だけでなく、業務に関する報告・連絡・相談をスムーズに行うことが可能です。
これにより意思疎通が促進され、テレワークの課題であるコミュニケーション不足の解消にもつながります。

また、勤怠管理ツールと、チャットツールや電話を併用することで、勤怠管理と情報共有を両立させている企業もあります。

Web会議システムの常時接続と在席確認の活用

Web会議システムは、会議や研修だけでなく、勤務状況の把握にも活用できます。映像と音声をリアルタイムで共有できるシステムを利用して、常時接続することで、オフィスワークに近い、相手の状況が見える環境を作ることが可能です。

常時接続すると、在籍確認ができるだけでなく、従業員同志が相手の状況を把握しやすくなり、話しかけるタイミングを見つけやすいため、コミュニケーション不足の解消にもつながります。とくに、従業員同士で頻繁に連携を取る必要のある業務に適しています。

ただし、常時接続することに対して、監視されているようなネガティブな印象を持つ従業員もいるため、状況に応じて柔軟に使い分けるとよいでしょう。

通知機能やタスク管理ツールで業務進捗を可視化

業務進捗を可視化することは、遅刻や早退、業務中の私用外出などの隠蔽、サービス残業を防ぐうえでも効果的です。プロジェクト管理ツールを導入し、従業員に進捗状況を報告してもらうことで、それぞれの業務進捗状況の可視化が可能です。

また、業務システムの中には、従業員がシステム上で行った操作を管理者に自動で通知する機能を備えたものもあります。このようなツールを導入すると、報告の手間を省けるうえにリアルタイムで進捗状況を確認できます。

PCログやGPS機能を活用した勤務実態の客観的な把握

PCログやスマートフォンのGPS機能を活用することで、従業員の勤務実態を客観的に把握できます。テレワーク管理ツールを導入すると、Word、Excel、インターネットブラウザ、メールソフトなどの利用状況を可視化し、稼働状況を確認することが可能です。

また、スマートフォンに搭載されているGPS機能を利用することで、始業時や終業時に打刻した際の位置情報を記録できるツールがあります。さらに、勤務時間中の位置情報を記録する勤怠管理ツールもあり、より正確な勤務実態の把握が可能です。

このように、PCログやGPS機能を活用することで、テレワークでは確認しにくい勤務態度や勤務実態を客観的に把握できます。

4. テレワークに最適な勤怠管理ツールの選び方と導入のポイント

ここでは、テレワークに最適な勤怠管理ツールの選び方と、導入時に押さえておきたいポイントを解説します。

作業状況が記録できる機能とクラウド型対応を優先

勤怠管理ツールを選ぶ際は、作業状況が記録できる機能があり、クラウド型に対応しているツールを選ぶことがポイントです。作業状況を記録できる機能があると、早退・遅刻・私用外出の隠蔽や、サービス残業の防止につながり、勤務実態を把握しやすくなります。

また、クラウド型の勤怠管理ツールは、インターネット環境があればどこからでもアクセスでき、データのバックアップや管理がしやすい点が特徴です。このような特徴から、クラウド型の管理ツールはテレワークに適した形態といえるでしょう。

従業員にとって使いやすいインターフェースと多様な打刻方法

従業員にとって使いにくいインターフェースを選んでしまうと、勤怠管理に手間がかかり、打刻ミスや打刻漏れが発生しやすくなります。その結果、正確な勤怠管理ができなくなる可能性があります。シンプルな操作画面や、わかりやすい手順で、従業員が使いやすいツールを選ぶことが大切です。

また、テレワークでは、従業員の勤務場所がさまざまであるため、PCやスマートフォン、チャットツールなど、複数の打刻方法に対応しているツールが適しています。複数の打刻方法を準備しておくことで、打刻忘れの防止につながり、正確な勤怠管理や業務効率化につながります。

給与計算システムとの連携と法令順守機能の重要性

勤怠管理システムと、給与計算システムを連携できると、勤怠データの転記作業が不要になるため、人的なミスの防止や、業務効率化が期待できます。

また、法令順守機能が備わっているかどうかも重要な確認ポイントです。時間外労働が基準を超えた際に通知されるアラート機能や、有給休暇取得状況の自動集計、法令で定められた項目の記録・保管などに対応しているツールを選ぶと安心です。

法令順守機能を活用すると、管理ミスや、法令違反のリスクを軽減できます。

導入コストとセキュリティ対策のバランスを考慮した選定

機能が充実している勤怠管理システムは、業務効率化に役立つ一方で、高機能になるほどコストは高くなる傾向があります。自社にとって必要な機能かどうか見定めたうえで、コストとのバランスが取れたツールを選びましょう。

また、クラウド型勤怠管理システムは、インターネット経由で利用するため、セキュリティの水準も確認しておくことが大切です。ISMSやプライバシーマークの取得状況、サーバーの設置場所、不正アクセス防止対策について確認することで、セキュリティレベルを把握できます。

まとめ

テレワークにおける勤怠管理では、勤務実態の把握が難しいことや、自己申告ベースになりやすい点などから、管理の難しさを感じる企業も少なくありません。勤怠管理における問題を解決するには、勤怠管理ツールの導入をはじめ、チャットツールや電話を利用する、Web会議システムと接続するといった方法があります。

勤怠管理ツールを導入することで、正確な労働時間の記録だけでなく、勤務実態を客観的に把握できます。テレワークに最適なツールを選ぶ際は、作業状況が記録できるか、クラウド型に対応しているか、従業員が使いやすいか、法令順守機能が備わっているかなどを確認することがポイントです。

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