経理のアウトソーシング「やめとけ」と言われるけどその実態は？よくある失敗を解説

小田根大輔先生

主な理由は4つです。
①期待していた業務範囲と実際の対応範囲のミスマッチ
②経理数字の把握の遅れや、ノウハウが社内に蓄積されないこと
③資料提出のやり取りなどコミュニケーションコストの増加
④機密情報の漏洩リスク
これらは事前準備と業者選びで防げますが、「丸投げすれば解決する」という認識のまま導入すると失敗リスクが高くなります。

小田根大輔先生

実際によく起きます。社内に経理担当がいれば「今の業績をすぐ見たい」が叶いますが、外注先は経営者が請求書や領収書を送らない限り動けません。送付が少し遅れるだけで試算表は数週間後になり、気づけば3カ月分・半年分の経営数字が後追いになるケースもあります。黒字なのか赤字なのかさえリアルタイムで把握できなくなり、経営判断が「出たとこ勝負」になるのが最大の落とし穴です。ただし、近年はクラウド会計の活用により、適切な運用を行えばリアルタイムに近い形で数字を把握することも可能です。

小田根大輔先生

低価格を売りにする業者ほど、セキュリティや人員体制にコストをかけていない傾向があるためです。さらにコスト削減のため、外部へ業務を再委託しているケースも少なくありません。また、秘密保持の徹底やデータのアクセス制限が甘く、管理がずさんになりやすいことも考えられます。経理データには取引先情報・社員の給与情報など極めて機密性の高い情報が含まれます。業者選定は価格だけで判断せず、再委託の有無、ISO27001などの情報セキュリティ認証の取得有無、秘密保持契約（NDA）の締結可否を必ず確認することが不可欠です。

小田根大輔先生

外注先との業務フローのすり合わせ不足が原因です。「月末締め・翌営業日発行」というルールを社内では当然の前提としていても、委託先に正確に共有されていなければ締め日を守れません。請求書の発行遅延は取引先の支払業務に多大な迷惑をかけて信頼関係を損なうだけでなく、自社への入金遅れにも直結します。アウトソーシング開始前に、締め日・提出スケジュール・緊急時の連絡フローを書面で合意し、定期的な確認ミーティングを設けることが再発防止の基本です。

小田根大輔先生

契約時に想定していなかった業務が後から発生したことによる追加料金や見えない社内コストが積み重なってしまうケースが最も多く見られます。例えば、事業拡大で月次の仕訳件数が増えて超過料金が発生した、紙の書類をスキャンして送る手間が生じ社内工数がかかった、現金管理は外注対応できず経営者が毎月銀行へ足を運ぶことになった、などです。さらに「外注を管理する社内担当者」の人件費も発生します。契約前に追加料金の発生条件を細かく確認し、複数社の見積もりを比較することが対策の第一歩です。

小田根大輔先生

最初にすべきことは「何のためにアウトソーシングするか」という目的の明確化と、現在の業務を洗い出して「何を外注して何を社内に残すか」を仕分けることです。また、経営判断を遅らせないためにも、経営数字の把握サイクル（月次での試算表提出タイミング）は必ず契約に盛り込んでください。次に、セキュリティ認証・実績・追加料金条件を軸に複数社を比較し、スモールスタートで対応品質を確かめながら委託範囲を広げる進め方が失敗リスクを最小化する確実な方法です。